Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert Sie nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten beim Aufruf und bei der Nutzung dieses Datei-Uploads verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

MHI-Solutions
Inhaber: Marco Hölzemer
Vor Selms 87
54472 Kommen
Deutschland

Telefon: +49 6536 9337955
E-Mail: info@mhi-solutions.de

2. Das Wichtigste in Kürze

Ihre Angaben und Dateien werden ausschließlich zur Entgegennahme und Bearbeitung Ihrer Dateien verwendet.
Es gibt kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste und keine Inhalte von Drittanbietern (Schriften, Skripte, Karten).
Gesetzt wird nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das beim Schließen des Browsers gelöscht wird.
Die Daten werden verschlüsselt übertragen, in Deutschland gespeichert und nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt.

3. Aufruf der Seite und Server-Logdateien

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent).

Zweck ist die Auslieferung der Seite sowie die Sicherheit und Stabilität des Betriebs, insbesondere die Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Angebot. Die Logdateien werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, sofern sie nicht im Einzelfall zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4. Cookie und Speicher im Browser

Diese Seite setzt ein einziges Sitzungs-Cookie (PHPSESSID). Es enthält nur eine zufällige Kennung; auf dem Server sind dazu Ihre Sprachwahl, ein Sicherheitsschlüssel gegen gefälschte Formularanfragen, eine Kennung für das Vorgangsprotokoll (Nr. 5) und gegebenenfalls die aus Ihrem Upload-Link übernommenen Vorbelegungen (z. B. Firma, E-Mail-Adresse) gespeichert. Das Cookie wird beim Schließen des Browsers gelöscht.

Damit eine unterbrochene Übertragung nach dem Neuladen der Seite fortgesetzt werden kann, merkt sich Ihr Browser im Sitzungsspeicher (sessionStorage) eine zufällige Vorgangskennung. Sie verlässt Ihren Browser nur zusammen mit dem Upload selbst und wird beim Schließen des Tabs gelöscht.

Beides ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), eine Einwilligung ist daher nicht nötig. Die damit verbundene Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Datei-Upload

Wenn Sie Dateien übermitteln, verarbeiten wir:

Ihre Angaben im Formular: Firma bzw. Agentur (Pflicht), E-Mail-Adresse (Pflicht), Ansprechpartner, Kundenname, Kundennummer, Bezeichnung bzw. Auftragsbeschreibung,
die hochgeladenen Dateien mit Dateinamen und Dateigröße,
den Zeitpunkt der Übermittlung und eine interne Vorgangsnummer.

Zusätzlich führen wir ein Vorgangsprotokoll: Wann der Upload-Link mit welcher IP-Adresse und welchem Browser aufgerufen wurde, die im Link enthaltenen Angaben, welche Dateien übertragen wurden (Name, Größe, Prüfsumme) ob die Übertragung abgeschlossen, abgebrochen oder unterbrochen wurde und wann die Dateien von unseren Mitarbeitenden abgerufen wurden. Zweck ist der Nachweis über den Eingang Ihrer Dateien, die Klärung von Rückfragen und Übertragungsfehlern sowie das Erkennen von Missbrauch. Nach wiederholten Zugriffsversuchen mit ungültigen Links wird die betreffende IP-Adresse für 24 Stunden gesperrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Protokoll wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Zweck ist die Entgegennahme Ihrer Dateien, deren Zuordnung zu Ihrem Auftrag oder Ihrer Anfrage und die weitere Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Übermittlung der Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen).

Die Pflichtangaben und die Dateien sind für die Übermittlung erforderlich; ohne sie ist ein Upload nicht möglich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Enthalten Ihre Dateien personenbezogene Daten anderer Personen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie diese an uns weitergeben dürfen.

Speicherdauer: Nicht abgeschlossene Übertragungen werden automatisch gelöscht, sobald sie älter als 24 Stunden sind; die Löschung erfolgt beim nächsten Upload-Vorgang auf diesem Server. Abgeschlossene Uploads werden in einem nicht öffentlich erreichbaren Bereich des Servers gespeichert, und zwar nur so lange, bis sie von den zuständigen Mitarbeitenden per verschlüsselter Verbindung (SFTP) abgerufen werden. Das geschieht regelmäßig, in der Regel innerhalb weniger Tage; danach werden die Dateien vom Upload-Server entfernt. Für die Bearbeitung Ihres Auftrags werden sie anschließend in unseren internen Systemen gespeichert und gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- oder Steuerrecht) entgegenstehen.

6. E-Mail-Benachrichtigungen

Nach Abschluss eines Uploads erhalten die zuständigen Mitarbeitenden von MHI-Solutions eine E-Mail mit Ihren Formularangaben und der Liste der Dateinamen; die Dateien selbst werden nicht per E-Mail versendet. Zusätzlich erhalten Sie an die angegebene Adresse eine Bestätigung mit denselben Angaben. Der Versand erfolgt über den Mailserver des Betreibers in Deutschland, verschlüsselt, soweit der empfangende Server dies unterstützt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO wie unter Nr. 5.

7. Empfänger

Zugriff auf Ihre Daten haben nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen bei MHI-Solutions.

Außerdem setzen wir folgende Dienstleister ein, die Daten ausschließlich nach unserer Weisung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) verarbeiten:

Rechenzentrum: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland (Rechenzentrum in Deutschland)

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

8. Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Hochgeladene Dateien liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Webbereichs und sind nur für berechtigte Personen zugänglich.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz (www.datenschutz.rlp.de).

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Stand: Oktober 2026